Cómo convertirse en proveedor de NEMT: una guía paso a paso

Paso 1: Definir el modelo de servicio

Decida a quién piensa transportar y quién pagará. Las fuentes de pago más comunes incluyen pasajeros que pagan de forma privada, centros de salud, residencias para personas mayores, escuelas, organizaciones de compensación laboral, programas de Medicaid, planes de atención médica administrada y agencias de transporte.

Identifique los servicios planificados: transporte ambulatorio, en silla de ruedas, en silla de ruedas bariátrica, asistencia puerta a puerta, asistencia puerta a puerta, viajes de larga distancia u otro tipo de transporte especializado. El transporte en camilla o con supervisión médica puede requerir licencias, personal, vehículos y seguros diferentes, y no debe considerarse un servicio de silla de ruedas común.

Elabore un modelo financiero básico utilizando un volumen de viajes realista, tarifas, kilómetros no pagados, tiempo del conductor, combustible, seguro, mantenimiento, despacho, retrasos en la facturación y deuda del vehículo. Un cronograma completo en papel no es lo mismo que la demanda contratada.

Paso 2: Investiga los requisitos antes de comprar un vehículo.

Solicite normas escritas para proveedores y vehículos a las agencias y organizaciones que regularán el trabajo. Dependiendo del mercado, esto puede incluir la agencia estatal de Medicaid, intermediarios de transporte, el departamento de transporte, la agencia de vehículos motorizados, la comisión de servicios públicos, la ciudad o el condado, los planes de atención médica administrada y los clientes de las instalaciones.

Confirmar los requisitos para:

• Licencias comerciales y de transporte.
• Antigüedad del vehículo, kilometraje, capacidad, inspecciones, señalización, cámaras, GPS, elevadores, rampas, sistemas de sujeción, equipos de emergencia y saneamiento.
• Permisos de conducir, edad, experiencia, verificación de antecedentes, pruebas de detección de drogas, capacitación, primeros auxilios o RCP y exámenes médicos.
• Límites de la póliza, cláusulas adicionales, asegurados adicionales y aviso de cancelación.
• Autorización de viajes, registros, firmas, verificación electrónica, facturación, auditorías y conservación de registros.

No dé por sentado que la inscripción en Medicaid es obligatoria para todas las empresas. Un proveedor que atiende únicamente a clientes privados o institucionales puede tener un proceso diferente. Por otro lado, la inscripción en Medicaid por sí sola no autoriza necesariamente a trabajar con todos los agentes o planes de atención médica administrada.

Paso 3: Formar y organizar la empresa.

Elija una estructura legal con asesoría legal y fiscal calificada, registre la entidad ante el estado, obtenga las licencias locales requeridas y solicite un Número de Identificación del Empleador (EIN) cuando sea necesario. El IRS emite los EIN sin costo alguno a través de su proceso oficial.

Abra una cuenta bancaria comercial y establezca un sistema de contabilidad que separe las actividades comerciales de las personales. Prepare los registros de propiedad, los documentos de constitución, la identificación fiscal, las direcciones, la información bancaria y cualquier declaración requerida sobre el beneficiario final. Estos registros suelen ser necesarios para obtener licencias, seguros, contratos y financiación.

Paso 4: Obtenga cotizaciones de seguros para la operación real.

Trabaje con un agente comercial autorizado que entienda de transporte de pasajeros. Describa con precisión la zona de servicio, los pasajeros, los pagadores, los vehículos, el equipo para sillas de ruedas, el kilometraje anual, los conductores, los contratos y cualquier viaje interestatal.

Solicite al agente que compare los seguros de vehículos comerciales, responsabilidad civil general, compensación laboral, responsabilidad profesional, vehículos alquilados y no propios, y cobertura adicional o de exceso, según corresponda. Confirme que se pueda asegurar el valor total de cada vehículo adaptado.

Un presupuesto no es lo mismo que una póliza vinculante, pero puede revelar si los vehículos, conductores y servicios previstos son asegurables antes de comprometer el dinero.

Paso 5: Seleccionar y financiar vehículos que cumplan con los requisitos.

Seleccione los vehículos solo después de comprender los requisitos del servicio y del contrato. Mida a los pasajeros y los dispositivos de movilidad, determine el número de plazas para sillas de ruedas y confirme la capacidad del elevador o rampa, la carga útil, la sujeción, los sistemas de retención de ocupantes, el espacio libre de acceso, el espacio del pasillo, el sistema de climatización, las salidas de emergencia y el soporte técnico.

En el caso de un vehículo modificado, evalúe el chasis y la modificación en conjunto. La modificación puede representar aproximadamente entre el 40 y el 50 por ciento del valor total, y es posible que una entidad financiera convencional no la financie por completo.

Falls Mobility Finance se especializa en la financiación de vehículos totalmente accesibles para empresas de transporte médico no urgente (NEMT) que cumplan con los requisitos . La aprobación depende de la empresa, los propietarios o garantes, el vehículo, el vendedor, la conversión y la transacción.

Paso 6: Contratar y acreditar a los conductores

Cree estándares de contratación por escrito que se ajusten a las normas estatales, de la aseguradora, del corredor y del contrato. Verifique las licencias y los registros de vehículos motorizados, complete las verificaciones de antecedentes y las pruebas de detección de drogas requeridas, documente la capacitación y mantenga las fechas de vencimiento.

La capacitación puede incluir asistencia a pasajeros, sensibilización sobre discapacidad, sujeción de sillas de ruedas, sistemas de retención de ocupantes, manejo de elevadores o rampas, conducción defensiva, procedimientos de emergencia, control de infecciones, privacidad, notificación de incidentes y animales de servicio. Los requisitos varían y un certificado en línea puede no ser suficiente para todos los contratos.

Paso 7: Completar la inscripción y contratación con el pagador.

Si desea trabajar con Medicaid, siga el proceso de inscripción de proveedores del estado y cualquier acreditación adicional que requieran los intermediarios o las organizaciones de atención médica administrada. El requisito de un NPI o una taxonomía de proveedor específica depende del programa y del tipo de proveedor; verifique la información en lugar de darla por sentada.

Espere solicitudes de información sobre la propiedad, licencias, seguros, registros del vehículo, inspecciones, archivos del conductor, información bancaria, verificación de exclusiones, registros de capacitación y visitas al sitio. La inscripción puede demorar y no garantiza un volumen de viajes.

Revise las tarifas contractuales, los niveles de servicio, las condiciones de cancelación, las normas sobre tiempos de espera, las políticas de inasistencia, los plazos de facturación, los derechos de auditoría, los plazos de pago y las penalizaciones. Un contrato puede generar ingresos y aun así no ser rentable si se ignoran los kilómetros recorridos en vacío y el tiempo del conductor.

Paso 8: Construir sistemas operativos y de cumplimiento.

Antes del primer viaje, establezca los procedimientos de despacho, programación, planificación de rutas, comunicación con los conductores, verificación de pasajeros, controles de seguridad, respuesta ante incidentes, mantenimiento, limpieza, facturación y conservación de registros.

Utilice programas de mantenimiento preventivo tanto para el chasis como para el equipo de accesibilidad. Registre las inspecciones, los ciclos de elevación (si están disponibles), las revisiones, las reparaciones, las credenciales de los conductores, las renovaciones de seguros y los vencimientos de contratos. Cree un plan de respaldo para los tiempos de inactividad del vehículo, de modo que una reparación no deje a los pasajeros varados ni interrumpa los ingresos.